Du som handlägger ärenden och fattar beslut tillämpar lagar och regler som fastställts av riksdag och regering. Du utövar därigenom offentlig makt genom ditt beslutsfattande.
Allmänna krav på ärendehantering och beslut
Det ska vara lätt att för mottagaren att förstå ett beslut från universitet. Därför är det viktigt att du uttrycker dig begripligt i kontakt med andra, både under ärendehandläggningen och när du formulerar själva beslutet. Du ska också sträva efter att handlägga ärenden så enkelt, snabbt och billigt som möjligt, utan att riskera rättssäkerheten eller kvaliteten i beslutet.
Ärendet ska handläggas objektivt vilket bland annat innebär att du som handläggare eller beslutsfattare ska undvika intressekonflikter som innebär att din objektivitet kan ifrågasättas. Läs mer om intressekonflikter på sidan om jäv, mutor och korruption.
Du kan själv hämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter om det behövs. Får du muntliga uppgifter som är av betydelse för ärendet ska dessa tillföras ärendet genom en daterad tjänsteanteckning som diarieförs i ärendet. Tänk på att den som är part i ett ärende har rätt att ta del av alla handlingar som tillförts ärendet. Det gäller i de flesta fall även om uppgifterna omfattas av sekretess. Läs mer om utlämnande av allmänna handlingar på sidorna om allmänna handlingar.
Ett förslag till beslut ska kommuniceras med den det berör innan beslutet fattas. Beslut om antagning till utbildning och betygsättning är undantagna från detta krav.
Vem fattar beslut?
Högskoleförordningen reglerar att vissa typer av beslut ska fattas av universitetsstyrelsen. Rektor är Umeå universitets legala ställföreträdare och fattar beslut i universitetets namn. Andra anställda kan genom delegation ges rätt att företa rättshandlingar som blir bindande för universitet. När och i vilken omfattning någon får fatta beslut framgår av delegationsordningen. Universitetets regler för beslutsfattande hittar du i Umeå universitets regelverk. Läs mer om universitetets beslutsprocess på sidorna om organisation och styrning.
Så här ska ett beslut se ut
Ett beslut ska alltid vara skriftligt. Du ska upprätta en skriftlig handling som visar
1. datumet för beslutet
2. beslutets innehåll
3. vem som fattat beslutet
4. vem som varit föredragande
5. vem eller vilka som varit med i den slutliga handläggningen.
Utgå från universitetets grafiska profil och mallar när du skriver ett beslut.
Överklagande och omprövning av beslut
Universitetet kan på eget initiativ, eller på begäran av den mottagande parten, ompröva ett beslut som fattats. Ett gynnande beslut kan som regel inte ändras även om det är felaktigt.
Om beslutet går en part emot och det går att överklaga ska en överklagandehänvisning skickas med beslutet. Beslut enligt högskoleförordningen kan endast överklagas i de fall som anges i förordningen. Det är du som handläggare av ärendet som ansvarar för att en sådan hänvisning skickas med.
Läs mer om överklagande av beslut i Handläggningsordning för överklaganden. I handläggningsordningen finns även exempel på hur en överklagandehänvisning kan se ut.
Diarieföring och arkivering
Alla handlingar som har legat till grund för ett beslut ska diarieföras. Läs mer om diarieföring och arkivering på registratur och arkivs sidor.